​​Настройка режима автосохранения.

Обычно файлы автоматического восстановления сохраняются каждые десять минут. Задать период автосохранения можно во вкладке Сохранение диалогового окна Параметры Excel. Период автосохранения можно задать в интервале от 1 минуты до 120 минут.
При работе с конфиденциальными документами предпочтительно, чтобы промежуточные версии не сохранялись на вашем компьютере в автоматическом режиме. Вкладка Сохранение диалогового окна Параметры Excel позволяет полностью отключить эту возможность или отключить ее для определенной рабочей книги.

#ФайлыИШаблоны

​​Защита рабочих книг паролем.

Иногда возникает необходимость защитить файл рабочей книги паролем. Если файл защищен паролем, то при попытке открыть его Excel предложит ввести пароль. Если пароль будет введен неправильно, то файл не откроется.

Чтобы задать пароль для рабочей книги, выполните следующие действия:
1.  Выберите команду Файл => Сведения и щелкните на кнопке Защита книги. В результате откроется список доступных вариантов действий.
2.  Выберите в списке команду Зашифровать с использованием пароля. Откроется диалоговое окно Шифрование документа.
3.  Введите пароль, щелкните на кнопке ОК и введите его еще раз для подтверждения.
4. Щелкните на кнопке ОК и сохраните рабочую книгу.

‼️ Пароль зависит от регистра вводимых символов. Будьте внимательны, используя пароль для защиты книги: если вы его забудете, то обычными способами открыть файл рабочей книги будет невозможно. И помните, что такие пароли не гарантируют абсолютной защиты от взлома файла, поэтому их нельзя считать идеальным средством защиты.

#ФайлыИШаблоны

​​Раздел Защита книги.

В раскрывающемся списке, который отображается после выбора команды Файл => Сведения => Защитить книгу, содержатся следующие команды:

▪️ Всегда открывать только для чтения. Воспользуйтесь этой командой для сохранения файла в режиме "только для чтения", что защитит его от внесения изменений.
▪️ Зашифровать с использованием пароля. Используйте эту команду для задания пароля, который будет необходим для открытия данной рабочей книги.
▪️ Защитить текущий лист. Эта команда позволяет защитить различные элементы рабочего листа. После ее выбора открывается то же диалоговое окно, что и после выбора команды Рецензирование => Изменения => Защитить лист.
▪️ Защитить структуру книги. Команда позволяет защитить структуру рабочей книги. При этом отображается то же диалоговое окно, что и при выборе команды Рецензированием => Изменения => Защитить книгу.
▪️ Ограничить доступ. Если в вашей организации используется система Azure Rights Management (Управление правами доступа в среде Azure), то вам будет предоставлена возможность подключить к ней эту книгу и предоставить более детальное описание методов ее защиты.
▪️ Добавить цифровую подпись. Выбор этой команды позволит вам внести в документ свою цифровую подпись, которой другие пользователи смогут доверять.
▪️ Пометить как окончательный. Команда предназначена для пометки рабочей книги как ее финального варианта. Такой документ будет автоматически сохранен в режиме "только для чтения" с целью предотвратить внесение в него изменений. Эта возможность никак не связана с безопасностью. Она просто информирует всех о том, что вы предоставили для совместной работы окончательную версию данной рабочей книги.

#ФайлыИШаблоны

Работа с шаблонами.

Шаблон - это модель, которая служит основой для чего-либо. Шаблоны Excel являются рабочими книгами, которые служат основой для создания других рабочих книг. Далее мы рассмотрим некоторые встроенные шаблоны Excel, а также способы создания собственных шаблонов. Хотя создание шаблонов требует определенного времени, в будущем это может существенно облегчить вам работу.

#ФайлыИШаблоны

​​Просмотр шаблонов.

Чтобы ознакомиться с шаблонами, выберите команду Файл => Создать, которая откроет в представлении Backstage список шаблонов в виде миниатюр. Появившиеся на экране пиктограммы шаблонов - это всего лишь малая часть того, что имеется в наличии. Щелкните на одном из предлагаемых условий поиска или введите описательное слово, чтобы найти дополнительные шаблоны.
Например, в поле поиска введите счет и щелкните на кнопке Поиск. Excel отобразит множество шаблонов, отвечающих этому условию.

📌 Поиск осуществляется на веб-сайте Microsoft Office Online. Поэтому для выборки шаблона с этого веб-сайта необходимо иметь подключение к Интернету.

#ФайлыИШаблоны

​​Создание рабочих книг на основе шаблонов.

Для создания рабочей книги на основе шаблона выберите подходящий шаблон на панели Создать и щелкните на его пиктограмме. Программа Excel отобразит окно с увеличенным изображением шаблона, информацией о создателе шаблона и другой дополнительной информацией. Если он вам подходит, щелкните на кнопке Создать. В противном случае закройте это окно и выберите следующие (или предыдущие) шаблоны из списка.
После щелчка на кнопке Создать Excel загружает шаблон, а затем создает новую рабочую книгу на основании этого шаблона. Дальнейшие ваши действия зависят от шаблона. Все шаблоны отличаются один от другого, но большинство интуитивно понятны. Некоторые рабочие книги потребуют дополнительной настройки. Просто замените соответствующую информацию своей.

#ФайлыИШаблоны

Использование стандартных шаблонов.

Excel поддерживает три типа шаблонов:
▪️ Стандартный шаблон рабочей книги. Служит основой для новых рабочих книг.
▪️ Стандартный шаблон рабочего листа. Служит основой для новых листов, добавляемых в рабочую книгу.
▪️ Пользовательский шаблон рабочей книги. Обычно это готовые к использованию рабочие книги, содержащие формулы и форматирование, но они могут быть настолько просты или сложны, насколько это вам потребуется. Как правило, они устроены так, чтобы пользователь мог внести свои значения и сразу получить нужные результаты. Доступные в Excel шаблоны, загружаемые с сайта Microsoft Office Online, относятся именно к этому типу.

#ФайлыИШаблоны

​​Изменение стандартных параметров рабочих книг.

Каждая вновь созданная рабочая книга открывается с рядом установок, принятых по умолчанию. Например, рабочая книга содержит три листа, листы содержат линии сетки, текст выводится стандартным шрифтом, заданным в шаблоне документа, столбцы имеют строго определенную ширину и т.д.

Если вас не устраивают какие-либо стандартные параметры рабочей книги, можете их изменить, создав собственный стандартный шаблон рабочей книги. Внесите все необходимые вам изменения в шаблон книги и сохраните с именем Книга в папку XLSTART с расширением .xltx (или .xltm, если вам необходима поддержка макросов). После сохранения шаблон рабочей книги по умолчанию будет служить основой для всех вновь создаваемых книг.

📌 Расположение папки XLSTART можно посмотреть в списке надежных размещений.

#ФайлыИШаблоны

​​Создание шаблонов рабочего листа.

Можно создать шаблон одного рабочего листа, который называется Лист.xltx.
Воспользуемся для этого той же самой процедурой, что и для шаблона Книга.xltx.
Шаблон Лист.xltx используется при вставке нового рабочего листа.

#ФайлыИШаблоны

​​Редактирование шаблонов.

После того как будет создан шаблон Книга.xltx или Лист.xltx, вам может потребоваться его изменить. Для этого откройте файл шаблона и отредактируйте его так же, как и любую другую рабочую книгу. По окончании редактирования не забудьте сохранить рабочую книгу как шаблон в том же самом месте расположения, после чего закройте ее.

#ФайлыИШаблоны

​​Возврат к стандартной рабочей книге.

Если вы создали файл Книга.xltx или Лист.xltx, а затем пришли к выводу, что лучше пользоваться стандартными параметрами Excel, удалите файл шаблона из папки XLSTART. После этого при создании новых рабочих книг или листов Excel будет обращаться к встроенным стандартным установкам.

#ФайлыИШаблоны

​​Создание пользовательских шаблонов.

Пользовательский шаблон - это обычная рабочая книга, в которой могут использоваться любые возможности Excel, например диаграммы, формулы и макросы. Обычно шаблон спроектирован так, чтобы пользователь мог ввести значения и сразу получить результаты. Другими словами, большинство шаблонов включает все, кроме данных, ввод которых предоставляется пользователю.

Чтобы сохранить рабочую книгу в качестве нового шаблона, выберите команду Файл => Сохранить как => Обзор, а затем в раскрывающемся списке Тип файла – опцию Шаблон Excel (.xltx). Если ваш шаблон содержит макросы, выберите опцию Шаблон Excel с поддержкой макросов (.xltm). Сохраните свой шаблон в папке Шаблоны (она назначается в Excel автоматически) или во вложенной в нее папке.
Если впоследствии потребуется модифицировать шаблон, для того чтобы открыть его файл, выберите команду Файл => Открыть.

#ФайлыИШаблоны

​​Как Excel строит диаграммы.

Диаграмма - это, по сути, объект, создаваемый Excel. Этот объект создается из одного или нескольких рядов данных, которые представляются в графическом виде. Как именно они будут представлены графически, зависит от выбранного типа диаграммы. Например, если вы строите график по двум рядам данных, то он будет содержать две линии - каждая для представления одного ряда. Данные для каждого ряда хранятся в отдельном столбце или строке. Каждая точка на линии графика определяется по значению, которое находится в отдельной ячейке и представляется маркером.
Никогда не забывайте, что диаграммы Excel - динамические. Другими словами, диаграмма связана с данными рабочего листа. Если изменить данные, то диаграмма автоматически обновится в соответствии с новыми значениями, поэтому графические панели итоговых отчетов всегда отображают текущее состояние информационной базы.
После того как диаграмма была создана, всегда можно изменить ее тип, добавить специальные атрибуты форматирования, дополнить ее новым рядом данных, изменить диапазоны, на которые ссылаются существующие ряды данных, а также выполнить другие действия.
В рабочей книге для диаграммы можно выбрать один из двух возможных вариантов ее расположения:
▪️ на рабочем листе с данными (внедренная диаграмма);
▪️ на отдельном листе диаграммы.

#ДиаграммыИВизуализация

​​Внедренные диаграммы.

Внедренная диаграмма обычно расположена на верхнем слое рабочего листа, который иначе называют графическим. Обе диаграммы, представленные выше в этой главе, являются внедренными.
Как и другие графические объекты (фигуры либо объекты SmartArt или WordArt), диаграмму можно перемещать; можно изменять ее размеры и пропорции, выравнивать границы, а также добавлять эффекты, например тень. Главное преимущество внедренных диаграмм в том, что их можно расположить рядом с данными, которые использовались для их построения. Кроме того, на одном рабочем листе можно поместить несколько внедренных диаграмм, что позволит вывести их на печать на одной странице.
По умолчанию диаграмма всегда создается как внедренная диаграмма. Исключением является лишь ситуация, когда вы создаете стандартную диаграмму, выбрав данные и нажав клавишу <F11>. В этом случае диаграмма создается на отдельном листе.
Чтобы внести какие-либо изменения во внедренную диаграмму, сначала необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, т.е. активизировать ее. После активизации диаграммы на ленте появляются две новые вкладки под общим заголовком Работа с диаграммами: вкладка Конструктор и вкладка Формат.

#ДиаграммыИВизуализация

​​Диаграмма, расположенная на отдельном листе.

Внедренную диаграмму можно перенести на отдельный рабочий лист, после чего просмотреть ее можно будет, просто щелкнув на его ярлычке. Диаграмма, расположенная на отдельном листе, всегда занимает весь этот лист. Поэтому, если создаваемую диаграмму предполагается печатать на отдельной странице, для нее лучше использовать собственный лист диаграммы. Если вам предстоит создать много диаграмм, имеет смысл разместить каждую из них на отдельном листе, чтобы избежать загромождения рабочего листа. Кроме того, этот метод позволяет легко отыскать нужную диаграмму, присвоив листам диаграмм содержательные имена. Хотя листы диаграмм обычно не используют в традиционных графических панелях итоговых отчетов, они могут оказаться очень удобным вариантом при подготовке отчетов, которые будут входить в состав рабочих книг с большим количеством рабочих листов.
Когда активизируется лист диаграммы, на ленте появляются контекстные вкладки под общим заголовком Работа с диаграммами, - точно так же, как и при активизации внедренной диаграммы.

#ДиаграммыИВизуализация

​​Пример создания диаграммы.

Для создания диаграммы выполните следующие действия:
1. Выделите данные, на основании которых будет построена диаграмма. Убедитесь, что в выделение включены заголовки столбцов, если они имеются. Другой способ - выбрать одну ячейку в диапазоне с данными, после чего Excel использует весь этот диапазон для построения диаграммы.
2. Выберите команду Вставка => Диаграммы, а затем раскройте палитру кнопки Вставить гистограмму или линейчатую диаграмму, щелкнув на ее стрелке справа. В этой палитре представлены различные подтипы гистограмм и линейчатых диаграмм.
3. Выберите в этой палитре подтип Гистограмма, и Excel создаст диаграмму указанного типа.

 📌 Чтобы создать диаграмму одним нажатием клавиши, выделите диапазон ячеек, содержащий исходные данные, и нажмите комбинацию клавиш <Alt+Fl> для создания встроенной диаграммы либо <F11> для создания диаграммы на отдельном листе.

#ДиаграммыИВизуализация

​​Изменение ориентации строк и столбцов.

При создании диаграммы программа Excel использует специальный алгоритм для определения, как именно организованы исходные данные - по столбцам или по строкам. Чаще всего Excel решает эту задачу успешно, но, если выбранная программой ориентация оказалась неверной, эту ошибку можно быстро исправить: активизируйте диаграмму и выберите команду Работа с диаграммами => Конструктор => Данные => Строка/столбец. Кнопка этой команды ведет себя как переключатель, поэтому, если переориентация диаграммы не сделала ее лучше, просто выберите эту же команду еще раз, и все вернется на свои места (или щелкните на кнопке Отменить на панели быстрого доступа).

#ДиаграммыИВизуализация

​​Изменение типа диаграммы.

После создания диаграммы ее начальный тип легко можно изменить. Хотя для определенного набора данных гистограмма может оказаться вполне удачным выбором, это не мешает попробовать применить к этим данным и некоторые другие типы диаграмм. Выберите команду Работа с диаграммами => Конструктор => Тип => Изменить тип диаграммы, и откроется диалоговое окно Изменение типа диаграммы. В этом окне можно поэкспериментировать с выбором диаграмм другого типа для тех же исходных данных.

#ДиаграммыИВизуализация

​​Выбор макета диаграммы.

Для каждого типа диаграмм имеется некоторое количество заранее разработанных макетов, которые можно применить к уже созданной диаграмме одним щелчком мыши. Любой макет предусматривает некоторые дополнительные элементы, такие как заголовок, метки данных, оси и т.д. Этот этап необязателен, но один из таких встроенных макетов может оказаться как раз тем, что вам нужно. И даже если некоторый макет - не совсем то, что вам нужно, он может быть достаточно близок к желаемому варианту, так что вам потребуется лишь внести в него несколько изменений.
Чтобы применить к диаграмме некоторый макет, активизируйте ее, а затем выберите команду Работа с диаграммами => Конструктор => Макеты диаграмм => Экпресс-макет. Тем не менее, как уже говорилось выше, применение к диаграммам экспресс-макетов не является действием обязательным.

#ДиаграммыИВизуализация

​​Выбор стиля диаграммы.

В группе Работа с диаграммами => Конструктор => Стили диаграмм предлагается несколько различных стилей оформления диаграмм, которые можно применить к создаваемой диаграмме. В каждом стиле используются определенная цветовая гамма и некоторые специальные эффекты.

📌 Набор стилей, представленных в галерее Стили диаграмм, зависит от выбранной темы рабочей книги. Если с помощью команды Разметка страницы => Темы изменить тему рабочей книги, то вам будет предложен иной набор стилей диаграмм, разработанный специально для выбранной темы.

#ДиаграммыИВизуализация