Как все успевать? Да никак. Не успевайте. В этом весь кайф.
Когда у тебя к вечеру чистая папка Входящие, когда в тудуисте нет дел для завершения, когда ты конченый на всю голову (хочется продолжить мне), это не то что скучно. Это грустно.
Но если на пальцах. Если все дела на сегодня сделаны, это значит, что дел больше нет. Если дел больше нет, то чем-то надо занимать свое время. Если чем-то занимать - это отдых, то это тоже дела, которые должны были быть в списке. Если их там не было, то что-то не так с вашим списком.
Продолжаем. Если вы все время сверяетесь со списком, чтобы проверить выполнение неких дел, то вы зачем-то этот список составили, потратили время на его составление. Т.е. составление списка само по себе стало делом. И закрытие этого списка тоже стало делом. Причем делом с наивысшим приоритетом. Это даже звучит странно.
Добиваем. Человек, живущий по плану, пытается конкурировать с роботами. Живущий без планов вообще - с богом. Оба варианта говорят о нездоровых отклонениях в психике и неспособности справиться с этими изменениями.
Кому там важно, что же делать, дарю свою технику. Называется - подпрыгивания. Список дел должен быть в голове. Сделал - выкинул. Не вспомнил - неважно значит было. Вспомнил - подпрыгнул. Подпрыгнул - это сделал вопреки. Сделал и забыл, дальше опять делаем то, что помним, потому что это важно и это занимает твои мысли.
Так я делают платежи - сделал, забыл. Так я пишу книгу - написал главу, успокоился, лег спать. Так я занимаюсь кафе - сделал, чмокнул жену и пошел дальше. Так я занимаюсь всем. А когда вдруг вспомнил - подпрыгиваю и все остальные дела уходят на второй план. Так я доклады обычно делаю на конференции. Чмоки всем и хороших выходных!