Очень полезные правила совместной работы с google-таблицами:

Друзья, давайте вспомним про правила совместной работы с фильтрами.
Они особенно актуальны, когда пользователей в документе много.

Обычный фильтр, кнопка "Фильтр" на панели = фильтрация, которая отображается у всех пользователей

Filter views (фильтры), кнопка "Фильтры" на панели = фильтрация, которая отображается только у того, кто создал фильтр или вошел в него (по ссылке или через меню "Фильтры")

Временные фильтры, кнопка "Фильтры" на панели = фильтрация, которая отображается только у того, кто ее создал. Такие фильтры удаляются при закрытии вкладки и не видны другим пользователям. Временные фильтры доступны пользователям с доступом на комментирование/просмотр.

— помните, что обычный фильтр и результаты фильтрации видны абсолютно всем пользователям с любым доступом. Если вы отфильтровали данные с помощью него, другие люди не увидят скрытые строки, пока не снимут фильтр (снять его они смогут, только имея доступ на редактирование);

— есть фильтры (filter views) которые видны только тому пользователю, который в этот фильтр зашел. Их можно сохранять под названиями, ссылки на них можно передавать другим (это очень удобно, когда нужно вместе посмотреть на какой-то срез данных) - просто копируйте ссылку с окончанием вида fvid из адресной строки.

— доступ ко всем созданным в файле filter views есть у любого пользователя, даже с доступом на просмотр (но менять и удалять их он не сможет)

— пользователь с доступом на просмотр/комментирование может создавать только временные фильтры или просматривать чужие фильтры. Временные фильтры не сохраняются и не видны другим пользователям.

— именно filter views - оптимальное решение для совместной работы. Обычный фильтр же лучше вообще не использовать, если пользователей больше одного. При этом не забывайте, что фильтры (filter views) сохраняются, по умолчанию - под названиями вида ФильтрN, где N - порядковый номер. Хорошее правило - удалять все фильтры без названий периодически, чтобы не засорять файл. Если у фильтра нет названия, значит, его создали "на один раз". Правильная же ситуация - когда у каждого отдела/сотрудника/ситуации есть свой фильтр, например "Иванов", "Маркетинг" или "Проекты в работе с приоритетом 2".

— filter views и временные фильтры можно использовать в той ситуации, когда кто-то из ваших коллег все-таки воспользовался обычной фильтрацией на листе, а вам нужно видеть всю таблицу вместе со скрытыми строками - и вы не хотите его фильтр сбивать.  Создавайте себе свой фильтр (filter view) и смотрите в нем на всю таблицу целиком без фильтрации.

Ссылка на видеоурок про фильтры разных типов:
https://www.youtube.com/watch?v=kHN5sIFLIjw

Правило 61. Не смотрите в чужой экран

В любом приличном кафе, когда вы платите карточкой и вводите пин, официант будет нарочито смотреть в окно, отворачиваться и всем своим видом показывать, что его не интересует ваш пин-код. Это демонстративная невнимательность. То есть он не просто не смотрит, но еще и показывает вам, что вы можете не волноваться.

Эту же практику стоило бы использовать всем воспитанным людям, когда рядом кто-то ковыряется в своем гаджете. Демонстративно не смотреть на экран, если вас, конечно, не попросили об обратном. То есть не просто не нарушать границ, но и показывать, что вы на них даже не планируете покушаться.

Если вы не уверены в том, что люди вокруг не нарушают вашего личного пространства, используйте простой лайфхак: уберите яркость экрана до минимального значения - тогда вашему соседу в метро будет трудно рассмотреть, что у вас там на экране.

Не смотрите в чужой экран. Берегите друг друга.

#правило

Вас добавляют в диалог «Проголосуйте за меня в конкурсе». Диалог не будет вас беспокоить, если никто не начнет из него выходить. Но если люди начнут покидать беседу, то вас завалит уведомлениями. Если вы выйдете из беседы, то автоматически доставите неудобства кому-то другому. Вопрос: покидать ли беседу?

#мессенджеры

Покидать ли беседу, где вас просят проголосовать в конкурсе?
anonymous poll

Покидать, чтобы не получать ненужные уведомления – 1K
👍👍👍👍👍👍👍 91%

Остаться, чтобы не доставлять неудобств другим лишними уведомлениями – 107
👍 9%

👥 1212 people voted so far.

«Три восклицательных знака в неделю» - такую рекомендацию Линор Горалик дала одному своему клиенту, чтобы помочь ему не превышать приемлемый уровень "бодрости" в социальных сетях. Про это и многое другое Линор рассказывала на курсе про низкобюджетный маркетинг. Еще было о том, как в smm выстраивать отношения - с друзьями, коллегами, подписчиками. Делюсь с вами мудростью Линор.

Про взаимодействие с сммщиками, с которыми вы работаете:
- Не просите сммщиков репостить на личных страницах материалы из вашей группы - это то же самое, что просить их ходить дома в корпоративной одежде или работать сверхурочно. Если сотрудник сам сделал репост - поблагодарите.
- Не заставляйте сммщика постить в выходные. Каждый человек заслуживает отдых. Автоматический постинг на выходных - не решение проблемы: если под постом обрушится шквал комментариев, сммщику придется их обрабатывать в свое нерабочее время.

Про просьбы друзьям:
- Если вы хотите кого-то о чем-то попросить, то сразу обозначьте весь объем задач. Бывает так: сначала нужен репост, потом «ой, а еще пост» и «можно не на абзац, а на три страницы». Лучше сразу обозначьте все, о чем собираетесь просить.
- Если, наоборот, это вас попросили что-то расшарить и вы правда хотите помочь, то, делясь записью, напишите сопроводительный содержательный комментарий. И пусть это будет не «Меня попросили поделиться»
- Если хотите попросить знакомого блогера о расшаре, не пытайтесь заставить его делать репост, а спросите: можете ли вы дать ему что-то интересное в связи с его темой, чтобы он о вас написал.
- Когда просите друзей о репостах, оставляйте им возможность отказаться.

Про общение с подписчиками:
- Не игнорируйте комментарии. Отвечайте на все комментарии - как минимум благодарностью. Если есть душевные силы, то расспросите подробнее об эмоциях и мнении человека, оставившего комментарий.
- В постах избегайте повелительного наклонения, пусть все просьбы и призывы будут мягкими.
- Задавайте только те вопросы, на которые вам действительно интересно получить ответ
- Ведите корпоративный аккаунт, как живой человек: интересуйтесь, спрашивайте, реагируйте, пишите от первого лица.

Линор ведет потрясающий канал
@thecontentisthequeen про контент-маркетинг и про маркетинговую мудрость. Про мудрость - это сегодня большая редкость, когда вокруг все рассказывают про хитрости и уловки.

Уважаемые коллеги, здравствуйте! СРОЧНО!!! внесите правочки и посмотрите чудесную презентацию Людмилы Сарычевой о том, как писать письма, которые не бесят

Правило 62. Сообщайте подписчикам, если пост носит рекламный характер.

Так вы сохраните доверительные отношения с аудиторией. Вот, например, эта подборка создана для того, чтобы привлечь внимание к разным интересным каналам. И «Цифровой этикет» в этой подборке участвует. В ней каналы про русский язык, латынь, литературу и культуру речи:

✔️ @ruslit — полезный канал о русском языке. Разбираем этимологию слов и выражений, их правописание. Иногда отвлекаемся на мифологию.

✔️ @latinapopacanski - авторский канал официального переводчика интерфейсов ВК и Телеграма на латынь. Интересные факты и статьи о языке, мемы про Рим, смешные афоризмы в переводе на латинский. Рим не пал, центурион!

✔️ @short_read - иллюстрированные фрагменты из любимых произведений классиков

✔️ @digitaletiquette - канал о том, как не бесить друг друга в интернете: правила общения в соцсетях, мессенджерах и почте

✔️ @bolshaya_biblioteka - самый лучший канал по мнению телеграмм и ВКонтакте. Только здесь публикуются книги, которых нет в открытом доступе. Также мы принимаем заказы и все это бесплатно!!!

✔️ @litred — канал литературного редактора. Всё о тонкостях русского языка и стилистической правке текстов.

✔️ @easyrules - шикарный канал о правилах и нюансах русского языка, речевых ошибках и лёгких способах запоминания.

Правило 63. В таблицах не используйте цветовое кодирование

У вас есть таблица, например, со списком гостей. Вы их обзваниваете, узнаете, придут они или нет. Подтвердивших отмечаете синим, неподтвердивших - желтым. А потом ваш коллега или вы сами через неделю пытаетесь догадаться: что же какой цвет означает. Но никто уже не помнит. Если очень хочется разукрасить таблицу, создайте на отдельном листе легенду: какой цвет что означает.

Но даже если у вас будет легенда цветов, то сделать самые простые операции все равно будет сложно. Как подсчитать, сколько в таблице синих (или желтых) строк? Вручную? А если этих строк 200? Для того, чтобы не усложнять жизнь себе и коллегам, сделайте отдельный столбец, где будете делать нужные пометки (например, «да»/«нет», «придет/ не придет»). Тогда можно будет легко получить статистику, если отсортировать таблицу по этому столбцу.

Избегайте цветового кодирования в таблицах, берегите друг друга.

#правило

Я получила очень много комментариев и дополнений про цветовое кодирование в таблицах, поэтому апдейт:

1. Стоило написать: «Подтвердивших отмечаете синим, неподтвердивших - желтым. А потом ваш коллега или вы сами распечатываете список на монохромном принтере, и - упс! - они все выделены неотличимыми друг от друга оттенками серого»
2. Стоило сказать, что мы выясняем не ответ «да/нет», где примерно уже установилась норма цветового кодирования: зеленый цвет - да, красный цвет - нет, а что-то менее очевидное. Например, мы выясняем: гость придет один или с сопровождающим.
3. Цветовое кодирование все-таки очень удобно, потому что наглядно визуально передает данные. Поэтому лучше всего совмещать цветовое кодирование с цифровыми данными.
4. Чтобы при этом таблица не превращалась в разноцветную петрушку, можно красить в разные цвета только один столбец, а не всю таблицу целиком.
5. Если нужно красить определенные значения определенными цветами и посчитать количество клеточек разных цветов, то в гугл-таблицах можно использовать условное форматирование (conditional formating). Оно находится во вкладке меню «Формат» (”Format”)
6. В Excel, оказывается, есть функция «Фильтр - Сортировать по цвету» и она позволяет, сами понимаете что, делать.

Большое спасибо за ваши комментарии и подсказки!

Ой, все! Голосовые теперь и в инстаграме

Пал последний бастион. Теперь и в инстаграме есть голосовые сообщения. Хочу разобраться, что с голосовыми не так.

Я их, например, не очень люблю, а мои студенты говорят: "Хорошо же! орфографических ошибок не видно!"

Вы мне очень поможете, если пройдете опрос. Он займет 1-2 минуты. https://goo.gl/forms/tE6x9UgkTn9QdOxt1

Снова новый год и снова мы испытываем нервы друг друга на прочность: https://snob.ru/entry/156230

Несколько лайфхаков, которые, возможно, немного изменят ваше отношение к голосовым сообщениям:
1. Нажмите на прослушивание сообщения и поднесите телефон к уху. Звук автоматически переключится в передний динамик. Так ваше сообщение услышите только вы, как при телефонном разговоре. Теперь вам не нужно уединяться или искать наушники. [В мессенджере инстаграма эта функция пока что не работает]
2. Если, поднося телефон к уху, вы не слышите запись через передний динамик, то в режиме прослушивания прибавьте громкость самого телефона боковыми кнопками.
3. Чтобы записать голосовое сообщение, откройте чат и поднесите телефон к уху, как делаете при телефонном разговоре. Ни на какие кнопки нажимать не надо. Вы услышите сигнал или вибрацию - это значит, что запись началась. Уберите телефон от уха - запись прервется. Закончив запись, можете ее переслушать и после этого отправить. [Пока что данная функция не работает в вотсаппе и фэйсбуке]
4. Если вы в телеграме получили голосовое и не можете его прослушать, перешлите сообщение боту @voicybot, который распознает речь. В ответ вы получите текстовую расшифровку этого аудио.
5. Если у вас нет времени печатать сообщение, запишите аудио и отправьте этому же боту в телеграме. Он расшифрует сообщение. Текст вы можете скопировать и отправить вашему собеседнику.
6. Чтобы экономить время, используйте ускоренное прослушивание сообщений в телеграме. Для этого нажмите на значок 2х.

#мессенджеры

Что делать с почтой в отпуске?

Есть несколько вариантов со своими плюсами и минусами.

1. Перед отпуском написать всем адресатам, что вы уходите в отпуск и куда обращаться для решения вопросов.
Подходит тем, у кого мало адресатов и кому не пишут незнакомые люди.
+ : вы всех заранее предупредили, люди могут планировать свою работу без вас.
- : письмо могут получить те, кому информация про ваш отпуск не актуальна, и наоборот: есть риск не предугадать, кому эта информация понадобится.

2. Поставить автоматическую переадресацию писем вашему коллеге, который вас заменяет.
Подходит тем, у кого нет личных переписок в почте и есть заменяющий коллега.
+ : письмо без задержки будет приходить человеку, который на него отреагирует.
- : вы можете подставить автора письма, если он напишет вам то, что не планировал сообщать третьим лицам.

3. Поставить автоматический ответ: «Я в отпуске до 24 января. Пока меня нет, пишите моей коллеге на адрес...»
Подходит тем, у кого есть заменяющий коллега.
+ : автор письма сам решит, насколько оно срочное и нужно ли его пересылать вашему коллеге
- : когда вернетесь из отпуска, придется вручную перепроверить, какие письма отправители пересылали вашему заменяющему коллеге, а какие решали оставить до вашего возвращения.

Я в отпуске. Поэтому впереди несколько постов про отпускной цифровой этикет.

А как вы поступаете с почтой в отпуске?

#почта

Как вы поступаете с почтой в отпуске?
anonymous poll

Ничего не делаю из перечисленного: письма ждут, пока я смогу ответить – 289
👍👍👍👍👍👍👍 44%

Ставлю на все входящие автоматический ответ с уведомлением о моем отпуске – 225
👍👍👍👍👍 34%

Использую несколько вариантов из перечисленных – 71
👍👍 11%

Предупреждаю всех заранее – 60
👍 9%

Настраиваю переадресацию на почту заменяющего меня коллеги – 19
▫️ 3%

👥 664 people voted so far.

Почта в отпуске

Последний опрос показал, что почти половина опрошенных оставляет почту до момента, когда появится возможность на нее ответить: либо после отпуска, либо прямо во время отпуска. Я тоже так раньше делала, но чаще всего такой подход мешал и работе, и отдыху: и отключиться не получается, и продуктивность снижается.

Теперь я разработала свою систему.

ДО ОТПУСКА:
- стараюсь закончить все дела и не начинать новых. Составляю список старых долгов и всю последнюю неделю работаю на закрытие именно этих задач
- пишу всей команде письма с самыми важными задачами на время моего отсутствия, чтобы быть уверенной, что работа не будет стоять на месте
- договариваюсь с коллегой, которая будет меня заменять
- ставлю автоматический ответ в почте, что я в отпуске до такого-то числа, можно писать моей коллеге

ВО ВРЕМЯ ОТПУСКА:
- один раз в день проверяю почту и рабочие чаты, стараюсь ни на что не отвечать. Знаю, что моя команда справится без меня
- если есть письма, которые, как я предполагаю, человек не будет пересылать заменяющей коллеге, то либо отвечаю, если это быстрый ответ, либо сохраняю в список задач после возвращения.

ПОСЛЕ ОТПУСКА:
- вместе с коллегой, которая меня заменяла, просмотриваю всю свою отпускную почту, чтобы понять, какие из писем авторы решили не пересылать моей коллеге и ждут моего включения
- расспрашиваю коллег, какие важные задачи и новости случились за время моего отсутствия. Некоторые из коллег во время моего отпуска составляют список и присылают мне отдельным письмом, когда я возвращаюсь.

Несколько лет я использую такую схему. И в целом она работает. Есть ли у вас свои лайфхаки, как упростить жизнь себе и коллегам во время отпуска? Буду очень благодарна за ответы. Ваши советы соберу и опубликую отдельным постом.

#почта

Правило 64. Отвечайте на автоответ про отпуск

Вы отправили письмо и получили автоматический ответ: «Я в отпуске до 25, по срочным вопросам пишите коллеге».

Рекомендация может показаться неочевидной, но - напишите ответ на это автоматическое письмо, расскажите, какое решение вы приняли:
- «Вопрос не срочный, дождусь тебя»
- «Написал коллеге, уже решаем»
- «Сам справлюсь, не беспокойся»

Этим вы очень поможете человеку, когда он вернется из отпуска и начнет разгребать почту: он сразу поймет, какие дела все еще его ждут, а какие уже решились. Да и себе жизнь облегчите: вам не придется отвечать на письма вернувшегося из отпуска («Эта задача еще актуальна?»), вы сможете быстрее получить содержательный ответ. И статус этого дела сохранится в истории переписки (это пригодится, если спустя время вы захотите вспомнить, как и кем решился вопрос).

Отвечайте на автоответ. Берегите друг друга.
#почта #правило