Электронные почты, мессенджеры и социальные сети сначала облегчили нам жизнь. А потом отравили покой. Этикета электронной коммуникации до сих пор не создано. А ведь пора бы. Этим и займёмся.

Правило 1. Каждое письмо должно иметь тему.
Это сильно облегчит вам и вашему собеседнику жизнь. Тема не может звучать так: "Срочно", "Важно", "Просьба", "Вопрос", "Уточнение" и прочие невнятные ничего не обозначающие слова. Все письма важные и содержат вопросы, просьбы и уточнения. Поэтому тема каждого письма должна быть предельно конкретна и содержать ключевые слова: "Согласование рекламного буклета", "Заказ ноутбука", "Правки в годовой отчёт", "Приглашение на вечеринку 5 апреля". Пишите так, чтобы потом в поиске собеседник легко мог найти ваше письмо. И кстати, именно поэтому так важно исправлять опечатки, если вы случайно ошиблись в написании темы. #почта #правило

Правило 2. Одна тема = одна ветка. И наоборот: одна ветка = одна тема

В одном письме обсуждается одна тема или один проект. Если с этим же собеседником вы собираетесь обсудить другую тему, заведите новую ветку, и ни в коем случае не переименовывайте старую переписку. Иначе потом вообще никто ничего не найдёт.
Особенно чётко это правило нужно соблюдать, если в адресатах у вас несколько человек: как правило под каждую тему нужен разный состав собеседников. Нет хуже ситуации, когда тема переписки сменилась, а какой-нибудь несчастный так и продолжает получать письма, которые уже не имеют к нему отношения.

Берегите друг друга!
#правило

Культуролог и digital-исследователь Оксана Мороз рассуждает о медиаграмотности и комфорте/некомфорте цифрового присутствия: http://cultlook.org/digital-presence

Правило 3. Соцсети и мессенджеры - не для деловой переписки.

Все рабочие вопросы решаются в рабочей почте и таск-менеджерах, в некоторых случаях - по телефону. В соцсетях люди смотрят видосы, читают ленту друзей, хвастаются успехами детей, следят за своими бывшими, в конце концов.

Соцсети и некоторые мессенджеры уже научились отправлять не только картинки, но и файлы. Но от этого они не становятся инструментом деловой коммуникации.

По рабочим вопросам в соцсетях можно писать только в трёх случаях:
1. Вы заранее об этом договорились со своим собеседником
2. У вас нет никаких других контактов этого человека
3. Вам очень срочно надо что-то решить и нет возможности оперативно связаться с человеком другим способом.

Когда в соцсетях пишут по рабочим вопросам, то не только смешивается деловая и личная коммуникация, но и усложняется весь рабочий процесс: прочитанные сообщения теряются, полученные файлы невозможно переслать на почту, в процесс коммуникации очень сложно подключать других участников.

Не пишите по рабочим вопросам в соцсети, берегите друг друга. #почта #соцсети #правило

Правило 4. Не разбивайте одно предложение в мессенджере на несколько сообщений

В мессенджерах сообщения бесплатны, и об экономии денег никто не думает, но это не означает, что можно не думать об экономии времени (и терпения) вашего собеседника.

Привет
...
Слушай
...
У меня предложение
...
Не провести ли нам встречу
...
Можно завтра
...
Можно послезавтра
...
Где-нибудь в центре

Если вы отправляете сообщения частями, то собеседник должен отвлечься от всех своих дел и, уставившись в экран, ждать, пока вы закончите свою мысль, чтобы вам ответить. Считайте, что вы позвонили человеку и сказали: "Повеси немножко на трубке, я сейчас сформулирую и тебе скажу". То есть вы ещё мысль не сформулировали, а внимания от собеседника уже потребовали и время его потратили.

Не разбивайте предложение на сообщения, экономьте время собеседника, берегите друг друга. #мессенеджеры #правило

Правило 5. В групповых обсуждениях нажимайте "ответить всем"

Если вы получили письмо, в котором несколько адресатов и они не в скрытой копии, то, скорее всего, намечается групповое обсуждение. Для того, чтобы не нарушать групповую коммуникацию, нажимайте "ответить всем". Если хотя бы один собеседник ответил не всем, то цепочка разрывается, топикстартер вынужден либо копировать, либо пересылать ответ всем остальным собеседникам.

Исключение - если вы получили коллективное письмо, а ваш ответ нужен только отправителю. Тогда ответ нужно отправлять только одному адресату, чтобы не захламлять почту других ни в чем не повинных собеседников.

Не путайте кнопки "ответить" и "ответить всем", берегите друг друга. #почта #правило

Правило 6. Все тяжелые файлы пересылать через облачное хранение

Тут все понятно: если файл тяжелый, то лучше залить его на Гугл-диск, яндекс-диск, любой файлообменник и отправлять не сам файл, а ссылку на него. Это не только спасёт ящик (ваш и адресата) от захламления, но и облегчит вам жизнь, если вы планируете отправлять файл нескольким человекам: не нужно подгружать файл к каждому письму, а достаточно лишь вставлять одну и ту же ссылку. Особенно удобно это делать в gmail, используя google-диск.

Не забивайте чужую почту тяжелыми файлами, берегите друг друга.
#почта #правило

Правило 7. Если есть возможность не отправлять письмо ночью, не отправляйте

Для многих ночь - самое продуктивное рабочее время. Но нужно помнить, что ещё остались такие люди, которые по ночам спят. Сегодня на смартфонах уведомления оповещают обо всех новых письмах в режиме реального времени. Поэтому отправить письмо ночью - то же самое, что отправить ночью смс или позвонить - то есть с высокой долей вероятности разбудить или побеспокоить адресата. Да, можно изменить настройки уведомлений, но мы не можем точно знать, отключил ли наш собеседник звук на ночь.

Поэтому если есть возможность сохранить ночное письмо в черновиках и отправить утром, терпите до утра. Не отправляйте письма по ночам, берегите друг друга.
#почта #правило

Правило 8. Лайкать самого себя в социальных сетях считается дурным тоном

Лично я не вижу ничего криминального , если кто-то лайкает свои собственные фотографии. Но в сети так много едких мемов и саркастических замечаний про самолайк, что уже нельзя игнорировать это крепнущее убеждение. Можете проверить, забив в Яндекс-картинках "лайкать самого себя".

Не лайкайте себя. Берегите друг друга. #соцсети #правило

Правило 9. Если вы не можете ответить на письмо в течение суток, предупредите собеседника, когда ждать ответ

Если вам пришло письмо и вы понимаете, что для ответа на него вам понадобится больше суток, отправьте короткий ответ: "Спасибо, письмо получено, смогу содержательно ответить на него завтра (послезавтра/ через три дня/ никогда)". Это избавит вашего собеседника от необходимости перезванивать и уточнять, дошло ли письмо, а вы сможете не нервничать из-за неотвеченного письма и спокойно обдумать ответ.
Кстати, Дэвид Аллен (гуру тайм-менеджмента и личной эффективности) говорит, что секрет успеха без стресса - в том, чтобы не держать незавершённые дела в голове, а фиксировать их в определенном месте (можно с привязкой к конкретной дате). Поэтому может быть полезным ставить неотвеченные письма в задачи на конкретное время.

Предупреждайте собеседника, когда ждать ваш ответ, берегите друг друга. #почта #правило

Правило 10. Узнать, кому принадлежит неизвестный номер, можно, введя телефон в строку поиска в фэйсбуке

Это, скорее, не правило, а лайфхак. Если вам звонят с незнакомого номера, просто введите номер в строку поиска на фэйсбуке. При этом не важно: вводить 8 или +7, ставить скобочки или нет, фэйсбук найдет. Конечно, при условии, что при регистрации человек указывал свой номер телефона. По мэйлу, кстати, тоже можно найти человека, но, как показывает опыт, телефоны в профилях у людей более актуальные, чем емэйлы.

Берегите друг друга. #телефон #соцсети #правило

Правило 11. Корпоративные аккаунты в социальных сетях допустимо вести только в формате публичных страниц или групп

Некоторые заводят для своих организаций аккаунты в форме личных страниц (например, создавая профиль человека с фамилией Маникюрный и именем Салон). Зачастую это делается не из-за smm-безграмотности, а для того, чтобы получить возможность активного взаимодействия с аудиторией: добавлять в друзья, комментировать чужие страницы, приглашать на встречи и т.д.
Так вот в smm это считается дурным тоном и показывает, что вы пытаетесь нахаляву получить возможность вести навязчивую рекламную коммуникацию.
Кроме того, создавая личный профиль для своей организации, вы теряете доступ к довольно серьёзному списку функций, доступных только для групп и публичных страниц: аналитика, реклама, каталоги и многое другое.

Не создавайте для организаций личные страницы, берегите друг друга. #соцсети #правило

Правило 12. Все сообщения необходимо внимательно проверять на опечатки

Об этом даже как-то смешно говорить. Но бывают уж совсем нелепые ситуации: все знают, как страдают Юли и люди с фамилией Зуев (ох, это коварное соседство  букв!).
Особая внимательность требуется, если вы пользуетесь Т9 или автоматическим вводом. Уж сколько раз я получала сообщения, которые начинались словами "Привет, Овечка!".
Такие опечатки демонстрируют не только невнимательность и  небрежность, но и неуважение к собеседнику.

Перечитывайте сообщения перед отправкой, берегите друг друга. #правило

Правило 13. Для рассылок по вашим клиентам пользуйтесь специализированными почтовыми сервисами

В погоне за выгодой некоторые пиарщики используют обычную электронную почту для массовой рассылки по клиентам. С одной стороны, это увеличивает количество открытий писем и сокращает риск попадания в спам, с другой - сильно подрывает лояльность ваших потенциальных клиентов. Ведь вы лишаете их возможности отписаться от ваших рассылок, не позволяете автоматически сортировать ваши письма в нужные папки и таким образом съедаете их время.

Да, за почтовые сервисы нужно платить, но они дают вам много полезных функций: аналитика, A/B тестирование, яркое форматирование, работа с большими базами подписчиков. Но самое главное - лояльность клиентов.

Не делайте рекламных рассылок при помощи обычной электронной почты, берегите друг друга. #рассылка #почта #правило

Правило 14. Если вы делаете рассылку на много адресов, используйте "скрытую копию"

Если вы не планируете коллективное обсуждение, то поставьте адресатов в скрытую копию. Тогда все ответы будут приходить только вам, и письма не будут тревожить тех адресатов, которым эти ответы не нужны.

Но гораздо важнее помнить, что адреса, на которые вы рассылаете письма, видны всем получателям. А это значит, что если среди получателей есть человек, собирающий базу емэйлов, то он может ваши адреса украсть. Я сама знаю несколько пиарщиков, которые, не стесняясь, добавляют адреса в свои базы рассылки, если кто-то опрометчиво не спрятал в скрытую копию адреса своих клиентов.

Письма на много адресов отправляйте в скрытой копии. Берегите друг друга
#почта #правило

Правило 15. Не сокращайте там, где можно обойтись без сокращений

Особенно дико выглядят слова, которые используются для выражения вежливости, типа "спс", "спсб", "плз", "пжлс", "прив" и т.д.). Если уж вы решили проявить уважение, то поздоровайтесь и поблагодарите по-человечески.

Не сокращайте слова вежливости, уважайте друг друга. #правило

Правило 16. Не отправляйте голосовые сообщения в мессенджерах

Голосовые сообщения экономят время отправителю, но при этом ставят в совершенно неловкое положение получателя. Если у получателя нет наушников, то ваше сообщение он должен будет слушать громко и, возможно, в присутствии других людей. Ведь в отличие от автоответчика на телефоне, голосовые сообщения воспроизводятся не через телефонный динамик, а через встроенные колонки. Мы не можем предугадать, в какой ситуации и окружении человек вынужден будет слушать ваше сообщение и насколько неловкой для него будет эта ситуация.
Кроме того, голосовые сообщения лишают вас возможности поиска по переписке. Но это уже мелочи по сравнению с остальными неудобствами.

Не отправляйте голосовых сообщений в мессенджерах, берегите друг друга. #мессенджеры #правило