Т.е. документы не встроены в процессы, НО полезны; НО всё же люди ими не пользуются? Это может значить, что люди находятся в пузыре неосведомлённости относительно их содержимого. (Что-то вроде эпистемиологического пузыря, но в сфере документов.)
Что делать, чтобы читали? Активно "продавать" документы; персонально (!) вживую показывать читателям и объяснять их ценность и возможные use cases. Примерно как ИТ-продукт кому-то продаёте. :)

Я бы схлопнул цепочку до - не пользуются, т.к. не видят ценности. Не видят, т.к. не смотрели )

Посмотрели - ничего не поняли или не поверили - такое тоже сплошь и рядом. Поэтому не стоит упрощать. )))

Ценность надо доносить и мотивировать, ИМХО

Я не назидаю, а размышляю 🙊

Это и есть пузырь неосведомлённости, но сами читатели скорее всего это будут отрицать.
Действительно, нужно всеми доступными способами сделать так, чтобы прочитали. Не просто "просмотрели" ("просканировали взглядом"), а прочитали и что-то вынесли. А даже если не вынесли из прочтения, то вынесли из разговоров с вами.

Как сказал один мифический белорусский министр: "Всё хорошее нужно НАСАЖДАТЬ".

Написать заметку по прочтенному, для закрепления

А им это  зачем, жертвам насаждения?
Этак только против себя настраивать, первый шаг в бездну

Мотивировать, чтобы вылезали из пещеры комфорта

Ну насаждать же можно и мягко. :)

"А им это  зачем, жертвам насаждения?"
В конечном счёте им за это платят. (Не какие-то дополнительные деньги, а основную з/п.)

Можно обратиться к исследованию Милтона за 2014-2017 гг. Страница 50, рисунок 45.
Какие самые эффективные способы повлиять на поведение сотрудников по части управления знаниями? Это:
* "clear management directive"
* "embedding KM into normal job expectations"
* "adding KM to personal objectives"
Всё это воздействие top-down или вроде того.
https://www.knoco.com/Knoco%202014%20-%202017%20Global%20Survey%20of%20Knowledge%20management.pdf

Clear management directive в наших условиях обычно старательно саботируется до тех пор, пока "барин твёрдое указание не даст", а когда даст - там уже негативное закрепление.

Лучше третье, а уж если второе срабатывает - это мечта)

Только что закончила читать книгу Летуновского "100 уроков лидерства от Екатерины Великой". Так вот, автор утверждает, что Екатерина очень грамотно готовила почву под все нововведения. И сначала собирала мнения, обратную связь, вбрасывала информацию для размышления, а потом только с уже существующими сторонниками что-то меняла. Думаю, это рабочий вариант

Интересно, как Екатерина справлялась с рекурсивным пузырём вида "не читают, т.к. не видят ценности; не видят ценности, т.к. не читали". 🙂
Это вопрос не change management'а, а педагогики. Обучения человека тому, чего он ещё не знает.

Екатерина Великая-то? Я думаю, создавала ценность чтения неприятными альтернативами, типа заточения в острог)

Классное обсуждение!

Чтобы читали, сначала разговоры были с целью заинтересовать

Она, кстати, в этом плане была менее жесткой, чем многие другие. Пытки отменила, презумпцию невиновности ввела.

И, наверно, неоднократные разговоры. Активные "продажи". Overcommunication. Чтобы преодолеть, с одной стороны, рекурсивный пузырь незнания, а с другой стороны - "проклятие знания". Примерно так, как здесь предлагается: https://www.youtube.com/watch?v=w3jte8XzvGU

Вообще, в книге много интересного. Например, что она заходила через старушек. Если их на свою сторону перетянуть, потом и все мужчины там окажутся, им дома напоют.

Грубо говоря, первым делом надо лидеров мнений перетянуть на свою сторону. В офисе-то вряд ли на мам и жен/мужей сотрудников получится воздействовать.

Эффективное знание должно нести ценность для его получателя, иначе будет отвергнуто.

Ценость знаний должна быть достаточно долгосрочной для его применения получателем, Для этого знание должно носить фундаментальный характер  в рамках роцесса/предметной области/проекта/еденицы работы.

Ис­тин­ное зна­ние фор­ми­ру­ет­ся в един­стве чув­ствен­но­го и ра­ци­о­наль­но­го по­зна­ния, а значит даже идеально передаваемое знание не будет усвоено без работы с вариантами использования, согласованными с целями и ценностями получателя.

Знание, потенциально замещающее имеющиеся у получателя должно иметь ценость, преобладающую над потенциально замещаемыми знанияии.