У меня с такими работает анкета.
За день до встречи высылается файл с вопросами типа «Оцени свою удовлетворённость задачами, командой, зарплатой, офисом, возможностями для роста и т.д»
На вопрос можно дать ответ оценкой от 1 до 6. И написать комментарий.
Если человек хотя бы расставит оценки (у меня пока никто не отказывался), нам уже будет о чем поговорить. Иногда видно, что человек в среднем всё оценил на пять-шесть, а по двум вопросам поставил тройки. Сразу понятно, что это следует обсудить. Обычно когда задаёшь вопросы «Почему тут поставил три?» «Чего не хватает, чтобы ты мог оценить на 4, а на 5, на 6?», человек рассказывает где у него болит.
Ещё там 3 вопроса с большим текстовым полем «Что улучшилось с последней встречи», «Что должно было улучшиться, но этого не произошло» «что стало хуже». Ленивые обычно на них не отвечают, но вот те, кто стесняется на встрече озвучить ещё неизвестную тебе проблему, в этих текстовых ответах могут достаточно подробно всё описать.
Ещё один плюс в том, что тем, у которых «всё ок», им иногда не хватает осознаности и умения подумать о себе, о работе, о задачах и коллегах под разными углами. А вот когда он пересилил себя, потрудился и поставил конкретную оценку по конкретному аспекту своей работы, он уже подумал, что-то вспомнил и скорее всего без проблем расскажет об этом на встрече, остаётся только задать конкретный вопрос.
P.S. Но это всё касается ребят, с которыми ещё не налажен контакт, которые предпочитают отмалчиваться.
P.P.S. Автор — не я, со мной давно поделился другой опытный менеджер.