Ваш ответ лучше. Разработали информационную систему, заставили вводить в неё начальные данные (в том числе совершенно "бесполезные" о наличии теплых вещей), начали агрегировать наличные ресурсы и проводить общие закупки.
Ну скажу честно, все еще веселее - табличек было 3. 2 стартовые, 3 сводная по итогам первых двух.
1 - меню (поездки 2 дня 2 ночи). С разбитием питания на завтрак, обед, ужин, вкусняшки, напитки, алгоколь.
2 - несъедобное. вещи, музыка (мы обычно с ноутами и портативными колонками катались), игры.
3 - сводная по итоговому количеству съедобного и не съедобного с расчетом итоговой стоимости общей и на лицо пьющее/непьющее алкоголь.
Друзей приучила проставлять отметки о том, кто-то может взять. И тогда ответственность за предмет снимается. Плюс на основе этого списка можно сразу составить свой личный, что тебе нужно не забыть.
На подобную систему и ее отладку мы убили первую поездку. Потом документ стал качающим и регулярным.