Чтобы не добавляли лишнее, ограничивайте редактирование передаваемых документов. В Word это встроено с 2013 вроде.
Сравнение тоже добавлено.

Чтобы отказаться от "туда-сюда" и избежать ветвления, пользуйтесь sharepoint, его можно настроить в режиме "все пользователи".

как можно будет в него добавить внешнего человека?

доступ по ссылке как с ГД.

Вот здесь как раз Николай Поташников рассказывает, что они приучили госзаказчика к pdf) https://www.youtube.com/watch?v=gUlfFsxVCFg

думаю, что в случае описываемом тут, с той стороны человек, который в принципе не примет ничего кроме почты в которой пришел вордовый файл

Такое тоже бывает. Тогда просто закрываем запись не в режиме "исправлений", или оставляем только комментарии.
Затем правим md, генерим word, мерджим два word-документа.

Проблематично, но сложные заказчики требуют сложных решений...

1. Коллеги. Откручиваю назад. Не всех Заказчиков мы приучили к pdf.
2. Ревизия документа в Word (лучше в odt, учитывая тренд и нормативку) является абсолютно нормальной практикой, а не изыском Заказчика
3. Все правки, сделанные в виде примечаний в Word (odt), должны быть оформлены в виде листа замечаний (в любом формате: excel, google sheets, jira, trello, собственная поделка), в котором и указывается статус: учтено, не учтено, даны пояснения и т.п. Это общее правило отработки проектов документов. Если Вы хотите проработать документ в рабочем порядке, садитесь рядом и договаривайтесь. Тут проблем не будет.
4. Все правки вносятся только в исходник документации. Далее сгенерированный новый документ необходимо сравнить с предыдущим (который правил Заказчик). Это прекрасно делают как Word, так и Libre Office. И именно этот документ (полученный путём сравнения) высылать Заказчику вместе с отработанным листом замечаний. Тогда Заказчик сразу видит, что изменилось (вдруг что-то еще задевает его интересы), и может понять, как отработаны конкретно его замечания.

Николай, спасибо! Попробую этот процесс проработать. 👍🙌

лист замечаний — это годно.

т.е. вы игнорируете изменения, внесенные в тот ворд, который вы выслали заказчику?

Максим, не совсем понял вопрос. Заказчику высылается ворд, в котором отличия от предыдущей версии отражаются в виде исправлений. Готовится этот документ автоматически (потому что предыдущую версию мы знаем). Однако иногда Заказчик просит сравнить с более старой версией, чтобы не рыться по ревизиям. В принципе, можно вообще Заказчика попросить сделать эту несложную операцию самостоятельно. Но это предмет взаимоотношений

Подозреваю, что речь о процессе, при котором документ правится/комментируется и изменённая/комментированная заказчиком версия присылается обратно на доработку.
В вашем процессе, как я понимаю, этого просто не происходит, потому что правки/пожелания/замечания фиксируются вне этого документа, и заказчик ничего напрямую не правит, посему и игнорировать нечего.

Они фиксируются как внутри документа (для удобства), так и вне его в отдельном списке

да, понял вопрос, документ с исправлениями, который был выслан заказчику больше никогда не идёт... это просто помощь человеку, который вносит исправления в исходник. Меня смутило слово "игнорируете изменения". Потому что как раз этот процесс направлен на то, чтобы изменения не игнорировались

я имею ввиду ситуацию при которой вам обратно вернут чистый ворд с полностью принятыми замечаниями и комментарием «это наша финальная версия, больше тут править нечего, тут всё идеально, подписывайте».

Вот такое вы как раз не примете, будете просить лист замечаний?

Такое было. Мы сравниваем документ Заказчика с нашей версией и вносим исправления, если согласны с правками Заказчика

Но, в идеале, в этом случае целесообразнее для Заказчика просто закрыть акт и оплатить нам работы

Мы согласны

Я пропустил, а откуда требование сорсить в мд? Такой подход удобен, когда весь процесс происходит в мд до непосредственного построения конечной доки. То есть и написание и ревью и правки. Если же нужно работать с заказчиком в ворде, не проще ли сразу писать в ворде? Или это только один из аутпутов для конкретного заказчика?

Я думаю это из-за того, что md нормально ложится в git