Правило 72. Линкуйте значимые слова

Чтобы письмо выглядело аккуратным, не вставляйте длинные ссылки, а прячьте их за слова. Тогда письмо будет выглядеть опрятно и читателю будет понятно, куда ваша ссылка ведет.

Как не нужно делать: «Посмотри интересную информацию тут и вот тут, а здесь эксперт рассказал, почему эта технология не работает». Заинтересованный получатель, конечно, пройдет по всем ссылкам, которые вы вставите в письмо. Но если вы отправляете рассылку или делаете пост и не очень надеетесь на высокую заинтересованность читателей, то линкуйте не бессодержательные, а значимые слова, которые привлекут внимание читателя и заставят его кликнуть.

На примерах:
-
Прочитай статью про новый марсоход
+
Прочитай статью про новый марсоход

-
Презентацию проекта можно посмотреть здесь
+
Посмотрите презентацию проекта

-
Анонс конференции опубликован по ссылке
+
Опубликовали анонс конференции

Если человек читает ваше письмо по диагонали, то он выхватит из него выделенные слова. В первом случае это будет: «прочитай», «здесь», «по ссылке». Во втором - «статья про новый марсоход», «презентация проекта» и «анонс конференции». Второй вариант, как видим, понятнее, информативнее и удобнее для читателя.

#почта #правило

Ответила на вопросы The City о цифровом этикете в деловой переписке.
- Обязательно ли указывать в первом сообщении, откуда у вас контакты собеседника?
- Уместно ли впервые писать с рабочим вопросом в личный мессенджер?
- Уместно ли напомнить о своем вопросе, если ответа долго нет?
- По каким вопросам допустимо писать в нерабочее время?
Эти и другие ответы здесь:
https://thecity.m24.ru/articles/1081

В обновленной версии телеграма теперь можно настраивать время отправки сообщения. Для этого надо просто зажать синюю кнопку отправки.

В эту субботу в Манеже буду читать целых три лекции про цифровой этикет.

- 14:00-15:30 - «Цифровой этикет в деловом общении»
- 16:00-17:30 - «Цифровая репутация и цифровой этикет в личном общении»
- 18:00-19:30 - «Цифровая самоорганизация как путь к эффективности»

Вход по билетам. Но у меня есть возможность внести несколько человек в список бесплатно. Если вы хотите прийти, то напишите мне в личку фамилию, имя и  лекцию, на которую хотите прийти.

Здесь подробнее о лекциях:
moscowmanege.ru/marafon-cifrovoj-etiket/

Законспектировала советы Джея Салливана о том, как писать эффективные письма. Если коротко, то всегда нужно думать о нуждах собеседника, давать максимально понятные инструкции и вместо "Я" говорить "ВЫ". Здесь подробны конспект: vk.com/@digitaletiquette-sallivan

Я не храню прочитанные книги. А потому с удовольствием отдам книгу Джея Салливана «Проще говоря» тому, кому она нужна. Напишите, пожалуйста, в личку.

Upd книгу забрали

#книги

Коллега из соседнего отдела сменила фамилию. Как бы вы хотели узнать об этом?
anonymous poll

Отдельного письма не нужно. Удобно, если коллега в подписи будет ставить в скобках старую фамилию, пока все не привыкнут – 771
👍👍👍👍👍👍👍 65%

Получить рассылку от коллеги, где она сообщает о смене фамилии – 243
👍👍 20%

Никак сообщать не нужно. Просто заменить фамилию в подписи. Кому надо - разберутся – 173
👍👍 15%

👥 1187 people voted so far.

Видео лекции в Зарядье о том, как наши социальные сети могут влиять на нашу репутацию и карьеру, как работодатели наблюдают за нами в интернете и как разграничивать личное и публичное:

https://youtu.be/ZoYNcSuuZbs

Про смену фамилии

Судя по результатам голосования (https://t.me/digitaletiquette/292), вашим комментариям и опыту некоторых крупных организаций, при смене фамилии хорошо бы сделать так:
1. Написать письмо о смене фамилии тем сотрудникам, для которых это важно (например, для тех, кто издает приказы, оформляет документы, отправляет в командировки)
2. Если в названии почты была старая фамилия, то завести почту с новой фамилией. Настроить автоматическую переадресацию со старой почты на новую и отвечать на письма с новой почты. Так коллеги и партнеры быстрее привыкнут и не будут удивляться различию в подписи и адресе.
3. В подписи к письму некоторое время указывать в скобках старую фамилию, чтобы те, с кем вы переписываетесь, смогли привыкнуть к новой фамилии.

Впрочем, ситуации могут быть разными и требовать разного подхода. Но важен принцип: дайте эту информацию тем, кому она нужна, не давайте тем, кому не нужна, и сделайте прозрачной и понятной для всех.

#почта

Вряд ли тут нам поможет этикет. Но просто интересно: как вы поступаете со своими бывшими в соцсетях?
anonymous poll

Ничего не делаю – 667
👍👍👍👍👍👍👍 58%

Просто отписываюсь – 398
👍👍👍👍 34%

Отфренживаю и баню – 90
👍 8%

👥 1155 people voted so far.

Правило 73. Пользуйтесь функцией reply в мессенджерах

⁃ Ты занят вечером?
⁃ Пойдем в кино?
Вы получаете два сообщения подряд и отвечаете: «Нет». Означает ли это, что поход в кино состоится? Неизвестно, пока собеседник не переспросит, к какому вопросу относился отрицательный ответ.

Чтобы избежать непонимания, используйте функцию «reply» или «ответить». Тогда собеседник будет видеть, на какое именно сообщение вы отвечаете.

В большинстве мессенджеров функция работает так: долго нажимаете на сообщение, на которое вы отвечаете, и в дополнительном меню к сообщению выбираете «ответить»/«reply». В десктопных версиях мессенджеров дополнительное меню находится рядом с самим сообщением. Или его можно вызвать, нажав на сообщение правой кнопкой.

В каких случаях нужно использовать reply?
1. Если собеседник отправил несколько реплик перед вашим ответом,
2. Если вы отвечаете не на последнее сообщение собеседника,
3. Всегда в групповых чатах.

Используйте в мессенджерах функцию reply. Берегите друг друга.

#мессенджеры #правило

Оказывается, в мессенджерах не обязательно долго зажимать сообщение, чтобы выбрать функцию Reply, достаточно просто смахнуть сообщение влево (или вправо, если это whatsapp). Получается еще быстрее.

Ваша коллега вышла из офиса и оставила мобильный телефон. Телефон звонит. Что будете делать?
anonymous poll

Ничего не буду делать – 919
👍👍👍👍👍👍👍 57%

Отключу звук, чтобы звонок не беспокоил – 640
👍👍👍👍👍 40%

Отвечу на звонок, предупрежу, что коллега перезвонит – 56
▫️ 3%

👥 1615 people voted so far.

Максим Ильяхов дает универсальный совет, как написать письмо, в котором:
⁃ Мы накосячили перед клиентом, надо извиниться
⁃ Расстаемся с заказчиком после многих лет работы
⁃ Увольняем сотрудника
⁃ Не собираемся платить поставщику за отгруженный товар
⁃ Коллега зарвался, нужно его осадить
⁃ Человек, который ожидал повышения, его не получает; а получает другой
⁃ Накипело, хочется человека послать
⁃ Человек собеседовался со всеми много недель, мы уже сделали ему предложение, но теперь вынуждены это предложение отозвать
⁃ Подрядчик ожидает оплату своих услуг, а мы оплатим только через месяц

Шаблон идеален:
http://maximilyahov.ru/blog/all/so-sorry/

Почему нельзя здороваться без приветствия?

«Здравствуйте!
Отправляю вам программу конференции. Пришлите, пожалуйста, ваши комментарии...»

Так нельзя, потому что по русской эпистолярной традиции в письме на этом месте должно стоять обращение - имя собеседника. А если мы ставим на это место приветствие, то получается, что человека зовут «Здравствуйте». Поэтому одно приветствие без имени считается невежливым.

Об этом пишут авторы книги «Эффективная бизнес-коммуникация» Ольга Северская и Лариса Селезнева. В книге они объясняют, как грамотно писать письма, разговаривать по телефону и вести переговоры.

Тут законспектировала их правило АБВ для деловой переписки: https://vk.com/@digitaletiquette-effektivnaya-biznes-kommunikaciya

И традиционно: я не храню прочитанные книги. Поэтому с удовольствием отдам ее кому-то. Напишите в личку. Upd книгу забрали

#книги

​​​​Как связаться с незнакомым человеком?

Вчера на форуме по деловому протоколу Анна Чаплыгина, специалист по этикету из Киева, предложила отличную метафору. В психологии есть понятие дистанции, на которой происходит общение: интимная (до 50 см) - личная (до 1,2 м) - социальная (до 3,6 м) - публичная. С незнакомыми людьми мы общаемся на расстоянии не меньше полутора метров, а близких людей пускаем в зону интимного общения.

Точно так же и в цифровых коммуникациях: есть зона открытая для незнакомых, а есть та, которая доступна только для своих. Поэтому если вам нужно связаться с незнакомым человеком, то нужно преодолевать эту дистанцию постепенно, начав с первой точки:

1. почта: на нее можем писать незнакомым людям или людям, с которыми у нас исключительно формальные отношения.
2. социальные сети и мессенджеры, привязанные к социальным сетям (только если у человека открытый профиль): если человек открыл свою страницу, то тем самым как бы говорит, что открыт к диалогу.
3. мессенджеры, привязанные к телефону: если через перечисленные выше каналы не удалось связатся с человеком, то можно написать ему в мессенджер.
4. телефон - самая интимная зона: на него звоним только в самых крайних случаях.

Иногда дистанцию приходится резко сокращать, например, в экстренных ситуациях. Но тогда, как в жизни, извиняемся и объясняем, почему так резко ворвались в интимное пространство чужого человека.

Некоторые компании запрещают сотрудникам проверять почту в нерабочее время. Но такие по­пыт­ки по­рой обо­ра­чи­ва­ются еще боль­шим стрес­сом для со­труд­ни­ков. Если вам запретят проверять почту в нерабочее время, будете ли вы больше нервничать?

#почта

Пост профессора про клоаку и репутация вуза. Кто отвечает за репутацию работодателя?

Две недели назад профессор НИУ ВШЭ Гасан Гусейнов написал в фэйсбуке пост, который спровоцировал настоящий скандал и травлю. Содержание поста нам не так интересно, а гораздо интереснее позиция вуза, в котором работает профессор, и вопрос: отвечает ли сотрудник за репутацию своего работодателя?

Ректор ВШЭ Ярослав Кузьминов написал в своем фэйсбуке:  “...преподаватель университета <...> должен думать о том, что его поведение в сети отражается на репутации его коллег. Преподаватель сам по себе – в большей или меньшей степени – является публичной фигурой”

PR-директор вуза Андрей Лавров в разговоре с «Газетой.Ru» сказал, что профессор “сделал это заявление как частное лицо. Его слова не является позицией ВШЭ. В целом, то, что пишут наши сотрудники в своих аккаунтах в соцсетях, не может отождествляться с мнением ВШЭ”

8 ноября в ВШЭ состоялось заседание комиссии по академической этике по поводу выступлений Гасана Гусейнова. Комиссия в протоколе зафиксировала, что посты в фэйсбуке вредят репутации вуза: “Неоднократные непродуманные и безответственные высказывания и сообщения Г.Ч. Гусейнова в публичном пространстве привели к волне негативной реакции в адрес НИУ ВШЭ в СМИ и социальных сетях, чем нанесли существенный ущерб деловой репутации университета”.
       
Комиссия ссылается на Правила внутреннего трудового распорядка НИУ ВШЭ, в которых сказано, что “работники университета обязаны не допускать действий и (или) высказываний, содержащих мотивы политической, идеологической, расовой, национальной или религиозной ненависти или вражды, либо мотивы ненависти или вражды в отношении какой-либо социальной группы, в том числе действий и (или) высказываний дискриминационного характера по признакам пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям”

Также комиссия ВШЭ по этике ссылается на протокол заседания Ученого совета от 29 мая 2015 года, когда были приняты рекомендации работникам НИУ ВШЭ по вопросу, связанному с их публичными выступлениями: “Университет поддерживает обозначение работниками своей связи с университетом (указание аффилиации), в том числе в публичных выступлениях устного и письменного характера, включая выступления в СМИ и Интернете. В то же время, в случае если публичные выступления работников затрагивают вопросы, вызывающие существенные разногласия в обществе, и выходят за рамки объективного изложения результатов профессиональной деятельности университета, рекомендуется воздерживаться от использования наименования университета”.

А теперь начинаются вопросы, которые вся эта ⬆️ история поставила и не дала ответов:

1. Если у человека в профиле указано место работы, то является ли каждый пост, написанный на этой странице, аффилированным с организацией-работодателем?
2. Насколько сильно высказывания сотрудников влияют на репутацию организации, в которой он работает? И насколько опасения за репутацию дают вузу основания контролировать действия своих сотрудников?
3. Имеет ли право сотрудник вуза на собственную спорную публичную позицию в спорном вопросе?
4. Имеет ли право вуз ограничивать высказывания своих сотрудников по спорным вопросам?
5. Если вуз рекомендует воздержаться от высказывания по спорным вопросам, то как определить круг спорных тем, если всегда найдутся те, кто может интерпретировать любое высказывание как оскорбительное и разжигающее ненависть?
6. Если сотрудник опасается, что его публичное высказывание может нанести вред репутации вуза, то должен ли он обращаться за помощью к работодателю и как работодатель может помочь ему в этом?
7. Если вуз рассматривает сотрудников как лицо бренда, то должны ли вузы подходить к подбору преподавателей, как подходят крупные коммерческие бренды к выбору своих амбассадоров и прописывать в контрактах все правила поведения в соцсетях и СМИ?
8. Как вуз может защитить свою репутацию, если всегда есть риск, что любой сотрудник может высказать неоднозначную позицию по спорному вопросу? И что вуз должен делать, если shit hits the fan?
9. Является ли такой конфликт интересов специфичным для ситуации, где задействованы вуз и профессор? или точно так же можно сказать, что официант - лицо ресторана, врач - лицо больницы, журналист - лицо газеты, и запретить им любые спорные высказывания?