в каком виде заказчик принимает у вас документацию? а готов ли он к переменам? если готов, идем дальше. если у вас много документов в word'e придется больно мигрировать. готовы? хорошо, что есть понимание, как вы хотите строить документацию. если я правильно понял, вы хотите структуру единого источника с возможностью подключения разделов в документы по ключам, ссылкам и т.п. но для этого не нужно фокусироваться на платных инструментах для работы с xml в тяжелых DITA и DocBook. есть же markdown/folliant, asciidoc/antora, rst/sphinx. там все это возможно. редакторы бесплатные. контроль - gitlab. сборка там же. может у вас и человек найдется, который сможет построить свой SSG на удобных вам инструментах. вариантов полно. про базу... вам нужно смотреть только ту базу на которой у вас кодят. плодить разные структуры данных ни к чему. а подумать следует о подключении из нее (базы) описательных частей в документацию. это будет еще более единый источник. вот как-то так)