Какие-то практики может можете порекомендовать, которые помогут в сборе фидбека от конечных пользователей, работе с ними.
Круто как минимум провести день с сотрудником, который будет использовать ваш софт, чтобы он вам рассказал что втечении дня делает, а вы бы посмотрели. Жаль только, что у сотрудника это вызывает определенный стресс и инфа не очень точная, но: будет круто с ним пообщаться на его языке. Выписать специфические слова, которые он исппользует и обсудить их с ним. Придти к общему толкованию, составить словарь в котором будут описаны сущности, процесссы, события, разделенные на предметные области.
После нескольких таких сессий можно понять чем реально они заняты, где узкие места и что это вообще за люди. Я так ходил по точкам туристического агенства смотрел за работой тех, кто продает туры, потом ездил с водителями и гидами. И что интересно, даже слово "тур" для каждой из этих групп людей означало вообще разные вещи