Нам очень жаль, что у вас создалось такое первое впечатление, давайте попробуем его исправить:)
Прежде всего, могу посоветовать два наших вебинара на русском языке - для
пользователей и для
администраторов. Там наглядно показываем и рассказываем, как создавать задачи, настраивать проекты и использовать все это вместе - с досками, базой знаний, почтовой интеграцией и отчетами.
Конкретно к вашим трудностям:
1. Почтовая интеграция настраивается отдельно, она умеет превращать входящие письма в задачи. Вот здесь подробности:
https://www.jetbrains.com/help/youtrack/incloud/Mailbox-Integration.html. Если вы имели в виду не письма, а именно задачи из Outlook - то такого пока что нет, к сожалению, но у нас открытый REST API, поэтому любую интеграцию можно сделать самостоятельно либо обратиться к нашим партнерам.
2. Смена полей со страниц задач и досок. Со страницы задачи можно либо выставить значение поля, либо добавить новое значение поля. Если нужно именно изменить настройки поля (тип, свойства, имя) - то это делается на отдельной странице в настройке полей.
В настройки проекта можно перейти одним кликом, щелкнув на шестеренку рядом с названием проекта в боковой панели (прикладываю скриншот).
Наша логика была следующей - изменение настроек поля не такая частая операция, чтобы помещать ее на страницу задачи. Помимо жтого, это достаточно серьезная администраторская операция, которая может привести к потере данных, поэтому такие страницы вынесены в отдельное администраторское меню.
Что касается смены полей на досках - опять-таки, поменять значение поля задачи можно прямо с доски. Вы не могли бы рассказать свой сценарий, при котором настройки поля требуется менять прямо с доски?