Это кажется похожим на работу маркетологов если честно. Попробуйте использовать их инструменты - живые опросы, яндекс взгляд, работа с конкурентами и так далее (честно, я не глубоко в теме). У них тоже формируются предположения, что товар будет или не будет продаваться. И они как-то обосновывают свой выбор.
Второй вариант - это создание юзкейсов и базовое прототипирование на салфетке, когда вы уменьшаете количество кликов, времени формирования документа, сроков согласований и т.д. Слушаете боль, формируете решение на салфетке или на быстрых прототипах вроде axure, делаете опрос среди будущих пользователей и получаете от них фидбек. Общение с будущими пользаками можно ставить как пример: "Николай Петрович сказал, что эта фича поможет ему экономить 3 часа в день, т.к. теперь вместо 3 часов 15 минут он будет тратит на формирование ежедневного отчёта 10-15 часов". Но надо помнить, что иногда "где-то прибыло, а где-то убыло" - важно, чтобы решение оптимизировав работу НП не нагрузила работой других людей и не увеличило время их работы. Например, НП сэкономил 3 часа в день, но грузчикам теперь приходится дополнительно вбивать данные в систему по 10 минут на поставку. Как итог, счёт дневных потерь - 40 поставок в среднем в день - это 6+ часов работы супротив 3х часов у НП. Хреново. Но если надо решить проблему "узкого горлышка", которое тормозит весь процесс, то неплохо.
Но имхо тут вы начинаете лезть в предпринимателя и нафига это всё мутить на дядю я не понимаю. Ну если только не получиться всему этому и не открыть свой бизнес. =)
Также посмотрите что там у user experience, но за рубежом.
Может быть что-то будет в книге "Как измерить все, что угодно. Оценка стоимости нематериального в бизнесе" Дугласа Хаббард - мне часто её рекомендовали.