Мне кажется тут стоит сделать две вещи: Найти какие-то этапы по которым выполняются задачи. И назвать это цепочкой создания ценности =) И написать правила-политики для перехода задачи из одного этапа в другой.
Дальше догвориться и описать прям табличку. Например In-progress / Задача попадает в этот этап как только написана первая строчка кода в проекте. Ответственнен разработчик например.