В крупных, западных, а также косящих под крупные западные (яндекс, сбер) компаниях куча "политик", т.е. документов, определяющих требования к кандидатам на каждый грейд и вилку грейда. Это все решается на уровне большого начальника, который вас никогда не увидит.
В маленьких компаниях, проектных галерах - обычно такого нет, а есть бюджет проекта, в ФОТ которого вы должны влезть. И его распределяет обычно как раз этот ваш непосредственный начальник, который вас и нанимает