Мы пришли к тому, что достаточно уведомления на почту о начале работы над обращением. Если нужны дополнительные данные - их обязательно запросят. Если тикет требует доработки - то создается внутренняя задача в трекере, которая ставится в очередь задач. Об этом тоже клиент не уведомляется. Считается, что клиенты - айтишники, знакомые со сферой оказания услуг, а не блондинки из ноготочков :)