я попробовал на экзеле, создал маленькую базу в двух книгах когда добавляешь новые данные Desktop нужно будет закрыть, зайти на Prep и нажать обновить и запустить Output после заходишь в Desktop к готовому отчетику и новые данные уже присутствуют
но это не занимает много времени из за того что база маленькая, не представляю что будет если сдеалать это с базой, где каждый день добавляются по несколько сотен тысяч новых полей