Это не реал-тайм. Необходимо периодически опрашивать папку на наличие там файлов. Файлы могут упасть в папку в промежуток с 8 утра до 8 вечера. Обычно это бывает не больше пары раз за сутки, но бывает и чаще. Соответственно, необходимо обработать этим данные и обновить отчёт
А Файлы в папке остаются до следующего изменения или исчезают?
Тогда при загрузке файла, можно его сохранять в qvd, а потом через функцию filetime() проверять время последней модификации файла в папке и уже в зависимости от того поменялось оно или нет уже что-то делать, грузить его или старый qvd