Как в моем мире это работает.
У вас есть определённый скоуп работ.
Каждый блок из этого скоупа оценивается (сколько ресурсов требуется).
Дальше распределяете это по людям, что бы их загруз был в районе 50-60% рабочего времени.
Дальше есть два исхода:
Задачи делаются по плану - все хорошо.
Задачи не делаются по плану - разбираете то, что уползло за эстимейты и смотрите, что пошло не так - приоритеты поменялись, недоооценили задачу, прочее.
Параллельно со всем этим вы смотрите на что ваша команда тратит больше всего ресурсов и думаете, как это можно упростить.
Упростили -> стали тратить меньше ресурсов -> смогли брать больше задач.