@mkrell опубликовала актуальную заметку в Фейсбуке: #БудниКоуча
Одна из самых больших и острых болей неэффективного процесса управления заключается в длительных и многолюдных совещаниях. Если ваше совещание не приводит к целям, то собрались не те, не для того, не вовремя и не готовясь.
И ведь казалось бы, простые, всем известные правила, для эффективного совещания, бери и делай:
- Цель
- Повестка
- Роли (Председатель, Секретарь, Эксперт, Докладчик, Гость)
- Материалы заранее с указанием, кто что с ними должен сделать и как подготовиться
- Протокол по итогам
И вот было бы счастье, но ̶э̶т̶о̶ ̶б̶ы̶л̶о̶ ̶б̶ы̶ ̶с̶к̶у̶ч̶н̶о̶,̶ ̶ ̶е̶с̶л̶и̶ ̶с̶р̶а̶з̶у̶ ̶р̶е̶ш̶и̶т̶ь̶ ̶в̶с̶е̶ ̶п̶р̶о̶б̶л̶е̶м̶ы̶,̶ ̶т̶о̶ ̶ч̶е̶м̶ ̶з̶а̶н̶и̶м̶а̶т̶ь̶с̶я̶ ̶в̶о̶о̶б̶щ̶е̶ мало кто так делает.
Есть матчасть совещаний, есть человеческая часть. Про матчасть ниже, а про человеческую скажу просто. Никакая повестка, календарь и протокол не заменяют желание понять, готовность сотрудничать и стремление выполнить договоренность. В российских компаниях совещания часто собирают совещание не для того, чтобы решить хоть какой-то вопрос, а чтобы успокоиться и в разговоре выплеснуть свою тревогу. Да. Не смешно, но правда. Тогда истинная цель совещания звучит как «убедите меня, пожалуйста, что все в порядке, я сам не могу успокоиться, поэтому я буду успокаиваться об вас». Как вы понимаете, успокоить человека снаружи ̶б̶е̶з̶ ̶с̶м̶и̶р̶и̶т̶е̶л̶ь̶н̶о̶й̶ ̶р̶у̶б̶а̶ш̶к̶и̶,̶ ̶л̶е̶к̶а̶р̶с̶т̶в̶ ̶и̶л̶и̶ ̶ ̶п̶с̶и̶х̶о̶т̶е̶р̶а̶п̶е̶в̶т̶а̶ весьма сложно. Поэтому участники совещания становятся заложниками бесконечного болота вопросов, ответы на которые ничего не дают. И если бы у вас были волшебные очки с переводчиком, то вы бы на совещании видели не деловых уважаемых с бумагами, а толпу встревоженных с беспокойными глазами дергающих друг друга за рукава и вопрошающих «ну мы ведь правда спасемся, ведь да??». Это тоже лечится, если есть запрос, но не протоколами и не повестками, и это другая история из жизни коучей. И да, если руководителю и команде нужна коллективная терапия и успокоение тревожности, то расцветает сокрытие информации под флагом "не беспокоить зря", тройные петли отчетности "исказить реальность до неузнаваемости" и поганой метлой бюьт любого, кто пытается прояснить, что на самом деле происходит и почему по двадцатому кругу обсуждается одно и то же.
Вот почему еще не работает система "эффективные совещания" чаще всего:
0) Люди приходят на совещание не понять друг друга, а высказаться или отсидеться. В итоге одни вещают, а другие ждут свою очередь, игнорируя содержание и выцепляя отдельные слова, а другие ждут конец совещания, как в школе, чтобы учительница не спросила до следующего урока.
1) Никто не думает про цель. Ну ладно, каждый думает про СВОЮ цель, и никто не думает про общую цель, зачем мы все здесь, с чем хотим выйти и без чего не уйдем.
В итоге в повестке цель не указана совсем или указана в лучших традициях абстракционизма:
"обсудить". Ну ок, обсудили, дальше что? Помните, как вы лодку назовете, так она и поплывет. Если у вас цель на клиентских переговорах "прочитать презентацию", то вряд ли стоит удивляться, что продажей переговоры не заканчиваются. Про цели совещаний есть отдельные матрицы в разных разрезах: задача (понятна не понятна) - способ решения (понятен- не понятен), и отсюда типизация совещаний и главный вопрос, надо ли вообще собирать совещание?
2) Единого инструмента планирования времени нет. Люди не пользуются календарем. Не привыкли, не удобно, или наоборот удобно, всегда можно сказать "занят я". Нет единого пространства, где посмотреть занятость. В итоге согласование встречи занимает больше времени, чем сама встреча.
Частный случай - не все пользуются календарем. В итоге невозможно спланировать загрузку, и все, кто начинал пользоваться, тоже перестают это делать.
3) Неуважение к времени на подготовку. Встреча назначается в последний момент, впритык к другим встречам, и задержка на 2 минуты на одной встрече автоматически влечет опоздание на другую встречу. Хорошей практикой является оставлять людям 10 минут между встречами на "свои н