Тут скорей всего всё просто. Документ разработали в Ворде. Распечатали, поставили печать и подпись. Но скана его нет у конечного исполнителя. Поэтому и присылают Ворд. Ну типа он аналогичен.
Ну в общем то, что объясняется глупостью конечного исполнителя, не стоит приписывать злому умыслу конкретной организации. )))