Вы делаете техническую конференцию, более того, про хайлоад, так подойдите к организации с технической стороны. Во первых, вам нужны не статичные залы а динамические. То есть делаете зал условно на 100 человек. Также готовите еще N залов где заранее неизвестно что будет проходить, но готовы звук, камеры, видео, микрофоны. Заявляете, что посетители обязаны отметить где они хотят быть и проверяете кол-во вплоть до начала доклада. Если не вмещается, объявляете что трансляция будет в дополнительном зале. Задавание вопросов можно обеспечить из доп залов в основной. Мотивировать посетителей указывать свои намерения можно тем что они точно попадут в зал если известно количество желающих. Во вторых если таким образом все посетители постоянно указывают где они хотят быть и смотрят куда им идти если они не попадают в основной зал, у вас появляется канал для оповещения о любых других изменениях на конференции. И в третьих чем именно пользоваться - сайтом, мобильным приложением, какие там фильтры - это уже детали и удобство использования. Главное продумайте концепцию