Если компания побольше и есть админ, да ещё и приказом или по должностной обязан по положению защищать ПДн - то можно издать приказ об уничтожении ПДн, и назначить ответственный, потом составить Акт и подписывают те кто уничтожал и те кто утвердил факт уничтожения.