никаких administrative costs там нет и быть не может, если не указано в Hausordnung конкретного дома.
Если указано, то пусть приведет положение в Hausordnung, где запрещается самостоятельная смена табличек (такое бывает), а также решение собрания владельцев-собственников, на котором было решено, что это будет стоить столько за сами таблички, столько за работу мастера и/или хаусмайстера, столько за обработку всей этой административки.
Аргумент 'Germany sometimes is a weird country' может поопробовать привести чиновнику в KVR, когда за бумажкой пойдет.
и да, если таких положений в уставе дома и/или в решениях собраний жильцов (которы *всегда* покрываются протоколами) нет, берешь отвертку, смотришь, как открывается пластиковая заглушка, печатаешь имя-фамилиё каким-нибудь DIN Pro в размер, и... всё.