О! Отличные новости!
У нас уже есть три выступающих и целая гора вопросов.
Думаю, что можно уже договариваться насчёт времени мероприятия.
Лично я бы предпочел чем раньше тем лучше, то есть провести где-нибудь в числах 7-9 мая, но во-первых это даёт мало времени на подготовку, во-вторых там будут праздники, так что не думаю, что это хороший вариант.
Поэтому предлагаю встретиться 14-16 мая. Это почти две недели, даже с учётом праздников даст достаточно времени на всё (и может быть кто-нибудь ещё добавится).