Использую Планфикс с 2009 года - https://planfix.ru
Удобный инструмент для разнообразных системы управлений. Единые каналы связи в одной точке, например пишут на почту - создается задача по условиям, пишут в инсту-фб-телегу-вацап-вайбер - создается задача и т.д.
Почитайте идеологию ПФ, может понравится. Будут вопросы - обращайтесь.

А бесплатная версия , которая до 5 сотрудников, у них реально бесплатная и не урезанная?

Там есть опции плана, посмотрите что дают.

Я в шоке честно, я ведь и плагины ставить умею,и в шаблоне на пэхэпэ что-нибудь написать

Дык, вперед - пишите и общайтесь. Ваш опыт нужен людям!

Да английский не на таком уровне,чтобы как там написано разговаривать))

Подтягивайте язык - дело полезное для развития и понимания других людей. За пол года можно без проблем подтянуть на этот уровень 100%. Это не единственная такая вакансия.

Тут вопрос в том кто ей будет пользоваться. Одному человеку с головой хватит вести своих клиентов. Клиенты не должны заходить в ПФ, а просто писать Вам, например, на почту, а там уже ПФ получая такое письмо будет по настройкам создавать что нужно. Ну, или Вы сами можете просто руками создавать там задачи.

А вы каким пользуетесь?

Ну так-то  пока и планируется на 3-4 человек организовать. И чтобы заказчик туда мог писать и с ним можно было как по отдельности, так и всей командой что-то обсуждать.

У меня пакет "Премиум". Его нет в списке, т.к. это благодарность команды ПФ всем кто использовал продукт до старта монетизации. Всего сотрудников у меня 5, внешних пользователей 10, облака 1ГБ. Использую каждый день и еще не достиг лимитов в рамках одного себя.

Это без проблем можно сделать в ПФ. Собственно, заказчик даже не знает что с ним из ПФ общаются, а просто получает по своему каналу ответы.

А как долго пользуетесь?

С 2009 года, писал выше.

Так а как допустим "на троих" с заказчиком что-то обсудить - чтобы скажем в беседе присутствовал я, дизайнер и заказчик, и всё это в системе фиксировалось?

Да, проглядел, сорри.

Тут всё равно придется прочитать идеологию и просмотреть что и как чтобы такие вопросы отпали. Система делалась изначально программистами для программистов, а потом переросла себя и теперь это конструктор аналогов которому не знаю. Можно и CRM организовать и продажи и т.д.

В двух словах: всё основано на задачах - это элемент по которому всё что нужно фиксируется. У задач могут быть настраиваемые поля, так же они могут относится к Проектам, Контактам и т.д.
У задачи есть Исполнитель и определенный доступ других сотрудников или Контактов.
Обычный процесс - создается задача (руками или автоматом из письма от клиента), дальше в задачу подключаются нужные сотрудники/контакты и в процессе чата или добавления комментария идет общение. Можно подключить телефонию и т.д.
Дальше задача имеет определенный текущий статус и другие статусы. Все это отражает деятельность по задачи и можно вести канбан доску, например, смотря какие задачи в каком статусе у кого. Есть тонкости работы с отчетами и т.д. Рассказать могу много. (%

Звоните - телеграм-скайп голосом проще объяснить.

В системе есть обучение, которое можно пройти и понять что к чему. Так же проводятся видео-встречи, есть группа в телеграме энтузиастов. Решение довольно оригинальное и удобное.