если со стороны бизнеса есть требование сокращать - то берётся документ, фиксирующий это требование и устанавливается срок по который пользователи могут это самостоятельно сделать. параллельно можно рассылку сделать типа - уважаемые коллеги, 1 апреля в 9-00 все ваши данные будут удалены согласно документу номер 1 за подкписью генерального директора ивана ивановича иванова.