DV
Почта IMAP. Клиент Аутлук 2016. Каждые 6 месяцев она запускала архивирование, путем экспорта почты. Почта перетекала с сервера в локальный PST. Получали файл весом 300...500 Гб. Отключали его от клиента аутлук. Руками делали копию на сетевое хранилище. Обратно подключали файл к клиенту. По мере засираемости локального хдд, она отключала ненужные архивы pst и удаляла их с диска, помня про копию на сервере. При необходимости поиска в старье, шла на сетевую папку, копировала себе PST, подключала к клиенту и рыскала там руками, но если надо, понимала всю трагичность, запускала принудительно индексирование, ждала часов 20 и пользовалась нормальным поиском

